La Norma UNE 15896 “Gestión de Compras de Valor Añadido”, como transposición de la normativa de compras europea UNE 15896: 2008 – Value Added Purchasing Management, es el primer estándar supranacional en el ámbito de las Compras. Esta certificación tiene como objetivo fortalecer las políticas de Compras, asegurar el foco de la gestión en los principios de transparencia, objetividad y competitividad e impulsa la mejora continua de la función y su constante eficiencia. También persigue promover el control de costes, con rigor y credibilidad, busca alinear los objetivos de Compras con los objetivos de la Organización y ayuda a la profesionalización y el desarrollo de la carrera profesional de los compradores.
En este contexto, THIELMANN PORTINOX SPAIN quiso dar un paso adelante y comenzar el proceso de certificación con el propósito de conocer el nivel de excelencia en los procesos llevados a cabo por su departamento de Compras, y adaptarlo a las mejores prácticas actuales. En una pre-auditoría realizada por la consultora Fullstep, pudieron comprobar que no estaban lejos de conseguirlo y decidieron certificarse. Así, la empresa fabricante a nivel mundial de soluciones de contenedores en acero inoxidable, dio comienzo al proceso de certificación en la Norma UNE 15896, con la consultora experta en la optimización de la gestión de Compras, a principios de 2017.
Por su parte, Fullstep organizó y desarrolló los trabajos de la auditoría en tres etapas, llevadas a cabo a lo largo de 2017. En marzo, comenzaron con un análisis del gasto y diagnóstico de la situación que vivía el departamento de Compras de la empresa, con respecto a los requerimientos de la Norma UNE 15896. Después de dos meses de trabajo, y una vez terminados estos dos primeros capítulos, la consultora puso sobre la mesa sus propuestas de mejora. Fullstep detectó que el proceso de compras de THIELMANN PORTINOX SPAIN estaba alineado con las mejores prácticas, y propuso 23 acciones concretas, no críticas, para que la empresa superara con éxito la certificación. A partir de ahí, el equipo de Compras de la compañía con sede en Granada, se puso a trabajar de forma intensa durante los meses de junio a octubre, para acometer las iniciativas propuestas, y alcanzar su objetivo de la certificación. Para ello fue necesario introducir un plan de adaptación.
Gracias al resultado del diagnóstico positivo por parte de la consultora Fullstep, Bureau Veritas inició el proceso de certificación del sistema de compras de THIELMANN PORTINOX SPAIN, que se realizó en tres etapas de acuerdo con los criterios de AERCE, y cuya duración fue inferior a un mes. El proceso quedó cerrado en noviembre de 2017 a través de Bureau Veritas.
Todo proceso de cambio, y en especial, cuando se trata de un proceso de mejora, puede poner en relieve ciertos puntos críticos, aunque tal y como apunta José Melgar Cortés, Auditor Jefe en Bureau Veritas, “no se identificaron puntos críticos que cuestionasen la certificación o entrasen en conflicto con los requisitos fijados por AERCE”. Al contrario, este proceso lo que ha hecho es poner de manifiesto bastantes oportunidades de mejora y observaciones que el área de Compras debía acometer, para continuar con el proceso de mejora iniciado con la implantación del sistema de Compras.
Para Fullstep la conclusión fue la misma. Según palabras del Director de Consultoría e Implantación, Agustín Ull, el esfuerzo se focalizó en establecer como obligatorio el análisis y comparación de ofertas para los suministros No críticos, utilizando las mejores prácticas ya usadas en la parte de materiales críticos. Además, hubo que hacer cambios en la Política y estrategia de Compras para garantizar que estuvieran completamente alineadas con la intención estratégica, y las políticas de alto nivel de la organización.
LOS BENEFICIOS DE LA NORMA UNE 15896
Respecto a los beneficios que va a aportar la certificación de la Norma UNE 15896 a la empresa con sede en Granada, desde Fullstep destacan una mejora del control interno del presupuesto de Compras, ya que establece sistemáticas de control y seguimiento, asegura el cumplimiento normativo de Compliance sobre la responsabilidad penal de la empresa, establecido en la Ley Orgánica 5/2010, en el área del ciclo del gasto, y en este caso particular, otorga a la organización el prestigio de ser la primera empresa del sector en España en obtener la certificación, lo que potencia su imagen interna y externa tanto en transparencia de la gestión, como de control del gasto y cumplimiento de procedimientos de contratación.
En el momento en el que una empresa inicia un proceso de certificación de este tipo, su función de Compras se ve fortalecida ya que, tal y como asegura Ull, “se trata de realizar un buen ejercicio que les permite conocer realmente cómo “está su función de compras”, y detectar cuáles son sus puntos fuertes y sus debilidades. Una vez la empresa se certifica, entra en un proceso de mejora continua que le obliga a mejorar año tras año en la homologación de proveedores, mejora de los procesos, etc.”
Para Iván Martín, Director Worldwide de la Norma en AERCE, “esta certificación va a suponer a la empresa, estar en el top de las best practices de Compras, y centrarse en un modelo que les va a exigir buscar siempre la innovación, la transparencia y la mejora continua. También le va a permitir desarrollar profesionalmente a todos los profesionales del colectivo de Compras.”
RECONOCIMIENTO DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS
Manuel Carvajal, Director de Abastecimiento y logística del Grupo THIELMANN y José Antonio García, Responsable del Departamento de Compras de THIELMANN PORTINOX SPAIN, reconocen que en la actualidad la situación del departamento de Compras, dentro de la propia organización, obtiene un mayor reconocimiento “gracias a una mejor visión de nuestras estrategias de Compras, transparencia hacia clientes internos y proveedores. Mayor posición de liderazgo, que nos permite ampliar nuestro perímetro de actuación en la compra de servicios, que históricamente se hacía en otras áreas, como la subcontratación de personal de ETT`s, compras de Marketing y MRO`s”. Además, ambos responsables añaden que “lo más importante es que entramos en un programa de mejora continua en la cual no sólo se van auditando y mejorando procesos de compra, sino que vamos ampliando nuestro perímetro de actuación dentro de la compañía, y por tanto nos situará en una mejor posición de liderazgo dentro de la organización”.
Desde Bureau Veritas centran los beneficios de la certificación para la función de Compras, principalmente en dos focos: en primer lugar, ayuda a reforzar el posicionamiento y la visibilidad del departamento de compras dentro del Grupo y, en segundo lugar, supone un avance en la implicación y cumplimiento de los demás departamentos, con los requisitos y directrices de compras.
Además, el auditor jefe de Bureau Veritas destaca que la certificación contempla también requisitos de RSC que se evalúan durante el proceso de certificación, dentro de las responsabilidades del proceso de compras y en el entorno de la organización, que además aplican a todos los Stakeholders, y a partir de que la organización de compras se certifica, el nivel de exigencia es mayor.
RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES
La Norma favorece una mejora en las relaciones con los proveedores, ya que implanta y potencia los procesos de Scouting, y el uso de herramientas que mejoren la gestión de la relación con ellos y promuevan una mayor implicación por parte de los proveedores “como el portal de proveedores o la realización de evaluaciones, proveedor-cliente”, comenta José Melgar, y añade que “de cara a los proveedores, permite mostrar más transparencia e independencia, en la toma de decisiones”.
En la propia empresa son conscientes de cómo sus proveedores han notado que, gracias a la certificación de la Norma, ahora los procesos son mucho más transparentes y están mejor organizados, debido al aumento de contratos a largo plazo. En la misma línea, en cuanto al proceso de homologación de proveedores, “ahora sí que somos más exigentes y tenemos en cuenta factores como revisiones financieras, reputación y calidad de suministro” afirman Carvajal y García.
Esto se basa, según comenta Agustín Ull, en el carácter obligatorio de documentar un proceso para poder considerar las diferentes opciones de selección de proveedores en el mercado, que debe contener todo el conocimiento e identificación de las necesidades internas de Compra, las especificaciones de los bienes, el mercado de suministro, los proveedores potenciales y los procesos de soporte de Compras. En palabras del responsable de Fullstep, “la certificación va a permitir a THIELMANN PORTINOX SPAIN articular las relaciones con los proveedores desde un punto de vista estratégico y táctico, facilitando la obtención de materiales y servicios adecuados en calidad y cantidad, y asegurando un precio óptimo y un proveedor apropiado”.
EVOLUCIÓN CONSTANTE
La Norma Europea de Compras ofrece a las empresas unos criterios comunes para calibrar su nivel en la gestión de Compras, definir un proceso de mejora continua y comparar los diferentes procesos que se aplican en las empresas con una referencia a nivel europeo. Además, la UNE15896 diferencia los niveles de exigencia y los adapta según sean empresas públicas, privadas y entes públicos, y dependiendo de sus niveles de facturación y de empleados.
Manuel Carvajal y José Antonio García, comentan que para la dirección de THIELMANN PORTINOX SPAIN, existe un alto nivel de compromiso con los programas de mejora continua “y es algo que ya tenemos asimilado en todas las áreas. En nuestro caso, las reuniones periódicas en mesa de Compras, reuniones de planificación y Comités de Compras, son la fuente de detección de problemas del día a día y es donde se toman las acciones correctoras necesarias”.
Para Bureau Veritas, la certificación va a permitir precisamente seguir las políticas de la mejora continua dentro del área de Compras, optimizando sus procesos y permitiendo aportar más valor a la compañía. Esto va a permitir obtener mayores ahorros e impulsar la automatización de los procesos, lo que se a su vez va a redundar, en la reducción de costes a medio y largo plazo.
Tanto para AERCE como para la comunidad de Compradores “es un orgullo tener de nuevo una empresa de Andalucía certificada en la Norma 15896 ”, dice Iván Martín y añade que “sin duda esperamos que muchas otras se animen a seguir el camino emprendido por THIELMANN PORTINOX SPAIN, de la excelencia y la mejora continua. Les deseamos las mejores de las suertes en esta nueva aventura”.
FUENTE: El Diario del Comprador, publicado por AERCE